IPHAN (Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional) - Auxiliar Institucional - Cebraspe (Cespe) (Centro de Seleção e de Promoção de Eventos Universidade de Brasília) - 2018

Para se definir um documento, um aspecto essencial é a existência de um suporte no qual os signos sejam registrados, embora o tipo de suporte não influencie na definição de se tratar ou não de um documento.

Apesar de o conceito apresentado no fragmento de texto remeter a imparcialidade, organicidade, naturalidade e unicidade como características do documento arquivístico, não se depreende do conceito apresentado a característica da autenticidade do documento arquivístico.

Filme, fotografia, disco, planta, microficha e relatório são os gêneros em que se diferem os documentos arquivísticos.

Em geral, documentos arquivísticos são reflexos de atividades administrativas, legais ou fiscais.

Todo documento arquivístico deve ser dotado de completeza, isto é, deve conter todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos por quem o produziu e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de modo a ser útil para a sociedade.

O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções, corresponde ao ciclo vital do documento.

Os arquivos correntes são sempre autênticos, naturais, verdadeiros e imparciais, porém sua fixidez permanece desconhecida enquanto em fase de tramitação.

Em instituições públicas, é permitida a guarda de arquivos intermediários em locais distantes de onde foram produzidos, se houver essa necessidade em razão do volume crescente de documentos físicos.

Os arquivos permanentes devem ser preservados apenas se ficar constatado o seu uso específico, imediato ou remoto.

A eliminação de um documento público só será permitida se ele tiver em um arquivo intermediário e se a sua eliminação tiver sido aprovada por alguma esfera pública.